Mengukur Performa Human Resources dengan KPI

Apr 5

Pada artikel sebelumnya, kita sudah membahas mengenai bagaimana cara mengukur performa menggunakan KPI untuk customer service dan admin. Selain kedua role tersebut, mengukur performa role lainnya seperti sales and marketing, business development, IT, mudah untuk didefinisikan dan dihitung menggunakan angka. Namun yang menjadi pertanyaan, bagaimana dengan KPI human resources (HR)?

Ternyata, semua posisi bisa memiliki KPI yang terukur, termasuk HR. Di dalam divisi HR sendiri, pembagian tugas dan perannya bisa bermacam-macam dan dibagi ke dalam beberapa sub-divisi. Kali ini, kami akan membahas tiga peranan HR yang paling umum.

Divisi Rekrutmen

Rekruter merupakan seseorang yang bertugas untuk melakukan penyaringan karyawan mulai dari tahap screening, interview, hingga penawaran atau offering. Berikut beberapa komponen yang dapat dipertimbangkan dalam mengukur performa rekruter menggunakan KPI:

1) Fulfillment rate

Merupakan jumlah karyawan yang berhasil untuk direkrut dalam satu tahun dibandingkan dengan jumlah rencana perekrutan. Misalkan rencana perekrutan adalah 10 orang dalam setahun dan hasilnya berhasil merekrut 10, maka KPI tercapai.

2) Fulfillment time

Merupakan jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan untuk merekrut 1 orang. Misalkan untuk orang A 30 hari, orang B 60 hari, dan orang C 90 hari. Sedangkan maksimum hari yang ditetapkan atau service level agreement (SLA)-nya adalah 50 hari. Ambil rata-rata dari hari perekrutan atau hitung berapa persen karyawan yang direkrut memenuhi SLA perekrutan. Ada baiknya jika kita sudah punya panduan dan kesepakatan di awal bahwa posisi tertentu dapat dipenuhi dalam berapa hari.

3) Persentase new hire yang lulus probation

Apabila karyawan baru lulus dari masa percobaan 3 bulan atau probation, hal tersebut menandakan bahwa kualitas karyawan yang direkrut baik. Persentase dapat dihitung dari berapa banyak karyawan yang lulus masa probation ini.

4) Budget variance

Seorang rekruter seharusnya mengetahui berapa banyak budget yang dimiliki untuk merekrut berdasarkan recruitment cost dan perhitungan gaji. Apabila pengeluaran yang dikeluarkan masih berada dalam batas maksimal rencana budget yang ada, berarti pengukuran performanya masih bagus.

Divisi Operation

Tugas dari operation dalam HR mirip dengan service desk yang menjawab berbagai kebutuhan dan pertanyaan karyawan, mengurus payroll atau pembayaran gaji, dan bertanggung jawab atas fasilitas untuk karyawan. Beberapa komponen pengukuran performa yang dapat dipertimbangkan adalah:

1) Jumlah kasus salah atau terlambat penggajian

Target yang ditetapkan adalah 0 kasus, maka penghitungan berdasarkan berapa kali salah atau terlambat, akan mengurangi nilai KPI.

2) Tingkat kepuasan karyawan terhadap service HR

Hal yang harus difokuskan adalah layanan HR-nya, bukan terhadap perusahaannya. Komponen ini dapat diukur melalui seberapa cepat respons tim HR dalam melayani karyawan, seberapa membantu jawaban yang diberikan melalui rating, dan berapa pesan/ticket yang dijawab dalam kurun waktu tertentu.

3) Jumlah temuan audit

Perlu diketahui, tujuan utama audit pada HR biasanya adalah: Apakah semua karyawan sudah mengerjakan pekerjaan atau proses sesuai SOP yang ada? Contoh sederhana adalah semua karyawan dipastikan harus tanda tangan kontrak kerja. Jika ada temuan karyawan yang misalnya tidak menandatangani kontrak, maka ada hal yang tidak seharusnya terjadi dan dapat menjadi peringatan.

Divisi Learning & Development

Tim ini biasanya berperan untuk mengatur pembelajaran dan perkembangan kemampuan karyawan yang ada di perusahaan melalui berbagai channel dan aktivitas. Komponen pengukuran performa yang dapat dipertimbangkan sebagai berikut:

1) Penggunaan budget

Aktualisasi budget diusahakan tidak boleh lebih atau kurang dari rencana yang sudah ditetapkan agar program yang akan atau sudah dijalankan dinilai efektif. Peran budget penting untuk menunjang berbagai inisiatif pembelajaran.

2) Persentase pemenuhan Individual Development Program (IDP)

Dari sebuah rencana pembelajaran, apakah komponen-komponen yang ada sudah dipenuhi oleh seorang individu? Misalkan dari total 10 orang, hanya 9 orang yang sudah memenuhi IDP, maka nilainya adalah 90%.

3) Learning hours

Hal ini merupakan target belajar tahunan yang dihitung secara durasi jam belajar per karyawan. Setelah periode berakhir, karyawan akan melaporkan berapa lama waktu pembelajaran mereka. Tugas HR untuk mengecek apakah waktu tersebut sesuai dengan target yang sudah ditetapkan di awal? Berapa banyak karyawan yang sudah memenuhi dan berapa yang belum?

4) Skala realisasi pembelajaran

Misalkan rencananya adalah pengadaan 10 sesi training. Dari 10 rencana, berapa dan mana saja yang pada akhirnya benar-benar terealisasi? Angka tersebutlah yang menjadi skala pengukuran.

Melalui artikel ini, Anda sudah mempelajari beberapa komponen pengukuran KPI untuk HR. Anda dapat menyesuaikan komponen KPI sesuai masing-masing peran dan tanggung jawab, agar menjawab kebutuhan perusahaan Anda. Tidak semua komponen merupakan patokan yang bersifat wajib dan mutlak untuk diaplikasikan. Komponen KPI tidak harus dilihat semuanya dalam satu waktu bersamaan. Misalkan usaha Anda adalah UMKM yang belum tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekrut, maka KPI rekruter Anda dapat fokus ke fulfillment rate atau persentase lulus probation terlebih dahulu. Pertimbangkan konteks dan situasi yang sedang terjadi, skala perusahaan Anda, berapa lama Anda sudah merintis usaha, dan sebagainya.

Dengan KPI yang sesuai, HR yang performanya optimal mampu menggerakkan sumber daya manusia lainnya di perusahaan agar juga dapat berkualitas. Untuk mengetahui lebih lanjut agar pembuatan KPI Human Resources dapat lebih efektif untuk mengukur performa bisnis Anda, silahkan berkonsultasi dengan ahli di bidangnya.

Simak Informasi Terkait Lainnya:

Mengukur Performa Customer Service dan Admin Melalui Key Performance Indicator

Bisnis Saya Masih Berskala UMKM, Kenapa Harus Punya KPI?

Mengenal Perbedaan Antara Key Performance Indicator dengan Objective and Key Result